Privatlivspolitik

Det er vigtigt for os, at vi beskytter og respekterer dit privatliv i forbindelse med, at du har valgt at bruge Egtved Revision A/S.

Udover at kunne tilbyde høj faglig assistance er vores ypperste mål derfor at behandle dine personoplysninger forsvarligt og hensigtsmæssigt, så du kan føle dig tryg ved at bruge vores firma.

Vi har høje etiske standarder og har fastsat strenge interne procedurer, der sikrer, at vi behandler dine personoplysninger på bedst mulige vis. 

I vores privatlivspolitik kan du læse vilkårene for behandlingen af dine personoplysninger og de rettigheder, du har i forbindelse med brug af vores firma.

Har du spørgsmål eller kommentarer til vores privatlivspolitik – eller vil du gerne i kontakt med os i øvrigt, er du velkommen til at kontakte os.

Hvilke ydelser leverer vi

Vores virksomhed leverer ydelser indenfor bogføring, regnskab, revision, rådgivning mv.

Til brug herfor indsamler vi en række data om dig.

I de andre menuer har vi uddybet hvad vi indsamler, hvorfor vi gør det, hvad vi gør for at beskytte dine data, hvorfra vi indsamler personoplysningerne og hvilke rettigheder, du har i den forbindelse.

Hvad er personoplysninger?

Personoplysninger kan være mange ting.

Det kan være navn, adresse og telefonnummer. Det kan også være et billede eller en IP-adresse.

Personoplysninger er alle former for information, som kan bruges til at identificere en person. Det er derfor ikke kun den enkelte oplysning, der afgør om noget kan kaldes personoplysninger.

Hvis flere personoplysninger tilsammen ikke kan identificere en person, men tilsammen kan, har de karakter af personoplysninger.

Vi indsamler personoplysninger på flere måder

Vi indsamler personoplysninger om dig på følgende måder:

• Når du selv giver os personoplysningerne
• Når du afgiver informationer til tredjeparter, som vi har et samarbejde med
• Når du giver os tilladelse til at tilgå Din skattemappe

Du kan i menuen nedenfor, hvorfor vi gør det og på hvilket grundlag, vi gør det.

Vi bruger dine personoplysninger på flere måder

Her kan du læse følgende:

• At vi indsamler og bruger dine personoplysninger til bestemte formål 
• At vi sletter dine personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige 
• At vi løbende kontrollerer og opdaterer dine personoplysninger
• At vi videregiver dine personoplysninger i visse tilfælde

Vi indsamler og bruger dine personoplysninger til bestemte formål 

Formålet med at indsamle og bruge dine personoplysninger kan inddeles i følgende kategorier:

• I den første kategori er der visse personoplysninger, vi er nødt til at kende om dig for at kunne levere vores service til dig. Det er for eksempel dit navn, din adresse, dit telefonnummer, din mail samt Dit CPR-nummer, dvs. nødvendige identifikations- og kontaktoplysninger.

Dette udgør således vores lovlige ’behandlingsgrundlag’. Kan vi ikke behandle disse personoplysninger, kan vi ikke levere vores service til dig.

Det kan også være, at vi har et andet behandlingsgrundlag, f.eks. at det følger af lovgivningen, at vi skal registrere og gemme visse personoplysninger. Det er for eksempel personoplysninger til brug for vores overholdelse af skattelovgivningen og bogføringsloven.

Ønsker vi at bruge dine personoplysninger på en anden måde end det, vi indsamlede dem, fordi det var nødvendigt, oplyser vi dig herom, hvis ’rammen’ for det oprindelige formål overskrides. Det gør vi, før vi går i gang og oplyser dig samtidig begrundelsen herfor.

Juridisk er vores retlige grundlag Databeskyttelsesloven, Bogføringsloven samt andet relevant grundlag.

• I den anden kategori er der visse personoplysninger, som vi gerne vil kende om dig, så vi kan forbedre vores produkter og tjenester og i øvrigt optimere din relation til os, således at vi kan tilbyde dig præcis de ydelser og produkter, du har behov for.

Det er også indsamling af personoplysninger om færden på vores hjemmeside, herunder IP-adresser og placering af cookies på din computer. Dette kan være nødvendigt for, at vores hjemmeside fungerer korrekt.

Ingen af personoplysningerne i kategori nr. 2 er strengt nødvendige, for at vi kan levere vores service til dig. Derfor ønsker vi dit samtykke til at indsamle og bruge disse personoplysninger.

Vores behandlingsgrundlag i dette henseende er således dit samtykke.

Dit samtykke er frivilligt og hvis du har givet os det, kan du til enhver tid trække det tilbage ved at kontakte os på kontaktoplysningerne nederst i vores privatlivspolitik.

Ønsker vi at bruge dine personoplysninger på en anden måde end det, vi indsamlede dem til ud fra dit samtykke, beder vi altid om dit fornyede samtykke, hvis ’rammen’ for det oprindelige formål overskrides. Det gør vi, før vi går i gang og oplyser dig samtidig begrundelsen herfor.

• I den tredje kategori er der visse personoplysninger, som vi opbevarer, for at vi kan varetage vores interesser i fremtiden, hvis der måtte være behov herfor. Vores behandlingsgrundlag er da ’legitime interesser’, som dette forstås i gældende personoplysninger lovgivning.

Det betyder blandt andet, at vi ud fra en konkret vurdering opbevarer dine personoplysninger i en periode. Tidsperioden og omfanget af de personoplysninger ved denne behandling fastsættes ud fra de kriterier, du kan se i afsnittet ’vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige’.

Juridisk er vores retlige grundlag Databeskyttelsesloven vedrørende legitime interesser Databeskyttelsesloven § 6 samt Databeskyttelsesforordningen art. 6 samt andet relevant grundlag.

Vi sletter dine personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige 

Vi laver en skønsmæssig vurdering for at se, hvornår vi ikke længere har brug for dine personoplysninger. Når vi ikke længere har brug for personoplysningerne i henhold til det formål, som vi indsamlede dem til, sletter vi dem.

Vi lægger bl.a. vægt på

• Hvilken ydelse, vi har leveret, f.eks. om vi har leveret et produkt eller rådgivning som nævnt i de følgende afsnit
• Hvor længe siden det er, vi havde en relation til dig som medarbejder, kunde, samarbejdspartner eller andet
• Om der har været dialog eller korrespondance siden da
• Hvilket ansvar, vi påtager os over for dig, og hvilket ansvar, vi risikerer i relation til vores rådgivning

Nogle personoplysninger skal vi opbevare i minimum 5 år af hensyn til lovgivningen, bl.a. Bogføringsloven. Det er for eksempel personoplysninger til brug for udstedelse af fakturaer, så vi kan afregne skat og moms korrekt kunne dokumentere det over for myndighederne.

Da vores ydelser omfatter rådgivning, som vi har et ansvar for over dig eller andre for, opbevarer vi som udgangspunkt nogle personoplysninger i minimum 10 år. Det er blandt andet dine kontaktpersonoplysninger og CPR-nummer.

Det gør vi for at kunne varetage vores økonomiske interesser og retsstilling, hvis nogen måtte mene, at vi har handlet ansvarspådragende. I så fald skal vi kunne dokumentere, hvilke personoplysninger vi har fået, hvilken aftale, der var indgået med kunden og hvad vi har gjort i forhold til kunden, så vi kan varetage vores interesser. Vi ’renser’ dokumenterne for de personoplysninger, der ikke er nødvendige herfor.

Vi kontrollerer og opdaterer løbende dine personoplysninger

Vi kontrollerer løbende, at de personoplysninger, vi behandler om dig, ikke er forkerte eller vildledende.

Det gør vi ved at sammenholde dine personoplysninger med offentlige registre om dig.

Vi videregiver dine personoplysninger i disse tilfælde

Vi sælger ikke, vi offentliggør ikke og vi viderebringer ikke på anden måde dine personoplysninger til andre, medmindre:

• det er nødvendigt for at vi kan udføre vores service over for dig, eller
• det er nødvendigt, for at vi overholder lovgivningen, eller
• du har givet os samtykke til det, eller
• det er nødvendigt for at beskytte en samarbejdspartner eller en tredjepart (der er strenge regler i lovgivningen for at skulle videregive personoplysninger på dette grundlag)
• det er som led i vores anvendelse af databehandlere, både i og uden for EU

Hvis det er nødvendigt. Vi samarbejder med udvalgte og betroede partnere om at levere vores service til dig, bl.a. samarbejdspartnere og databehandlere.

Til dem viderebringer vi de nødvendige personoplysninger, således at vi samlet set kan levere vores ydelse til dig.

Det kan f.eks. være konkret rådgivning eller outsourcing af vores IT-systemer. Det kan også være det Det Centrale Personregister, for at vi kan ajourføre eventuelle navne- eller adresseændringer i databaser om vores kunder.

Hvis du har givet samtykke. Vi videregiver personlige personoplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for vores virksomhed og koncern, hvis vi har dit samtykke.

Hvis det er påkrævet af lovgivningen, eller det er for at beskytte os selv, en samarbejdspartner eller en tredjepart. Lovgivningen giver i visse tilfælde mulighed for, at vi kan videregive personoplysninger uden dit samtykke. Nogle gange skal vi gøre det. Andre gange kan vi gøre det.

I det omfang, lovgivningen tillader det, kan vi videregive personoplysninger med henblik på enten at beskytte eller håndhæve vores rettigheder. Det samme gælder for rettigheder, som tilhører vores samarbejdspartnere og tredjeparter.

Eksempler, hvor det kan være relevant, er for eksempel i forbindelse med forebyggelse af bedrageri eller andre strafbare forhold.

Vores anvendelse af databehandlere, både i og uden for EU. Vi indhenter dit samtykke, før vi videregiver dine personoplysninger til samarbejdspartnere i tredjelande, medmindre de pågældende fungerer som vores databehandlere. Et tredjeland kan f.eks. være visse lande i Afrika. USA er ikke et tredjeland pga. den såkaldte Privacy-Shield aftale mellem USA og EU, hvis virksomheden i USA har tilsluttet sig Privacy Shield-aftalen.

Hvis vi videregiver dine personoplysninger til tredjelande, har vi sikret os, at deres niveau for beskyttelse af personoplysninger passer til de krav, vi har opstillet for os selv i denne politik og de krav, vi er underlagt i forhold til lovgivningen.

Du har mange rettigheder

I dette afsnit kan du læse, at du har en række rettigheder i forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger, blandt andet at du har:

• Ret til at få forkerte personoplysninger rettet
• Ret til at få indsigt i dine personoplysninger og få udleveret kopi
• Ret til at få slettet dine personoplysninger
• Ret til at kræve begrænsning
• Ret til at gøre indsigelse imod behandling
• Ret til at tilbagekalde samtykke
• Ret til at kræve oplysning om overførsel til lande og organisationer uden for EU
• Ret til at undgå profilering
• Ret til at klage over vores behandling af dine personoplysninger

Hvis du vil vide mere, eller udnytte dine rettigheder, beder vi dig kontakte os via kontaktpersonoplysningerne.

Ret til at få forkerte personoplysninger rettet

Vi kontrollerer, at de personoplysninger, vi behandler om dig, ikke er forkerte eller vildledende. Du har ret til at få berigtiget (rettet) dine personoplysninger, som vi er i besiddelse af.

Ret til at få indsigt i dine personoplysninger og få udleveret kopi

Du har til enhver tid ret til at få indsigt i de personoplysninger, vi har registreret om dig og få udleveret en kopi af personoplysningerne.

Du kan også få oplyst formålene med behandlingen, hvor længe, vi opbevarer dine personoplysninger, om vi foretager automatiske afgørelser (herunder profilering), hvem vi videregiver personoplysningerne til og hvor vi har personoplysningerne fra. Dette gælder dog ikke, hvis du allerede er bekendt med personoplysningerne.

Vi gør opmærksom på, at retten til indsigt kan være begrænset af hensyn til beskyttelsen af andre personers personoplysninger og til vores erhvervshemmeligheder.

Ret til at få slettet dine personoplysninger

Du kan til enhver tid kræve at få slettet dine personoplysninger, som vi er i besiddelse af. Hvis ikke vi længere har et formål med at være i besiddelse af personoplysningerne, sletter vi dem hurtigst muligt efter din anmodning.

Ret til at kræve begrænsning af behandling

Du har til enhver tid ret til at anmode os om at begrænse behandlingen af dine personoplysninger.

Ret til at gøre indsigelse imod behandling

Du har til enhver tid ret til at gøre indsigelse imod, at vi behandler dine personoplysninger. Dette omfatter retten til at gøre indsigelse imod, at vi anvender personoplysningerne med henblik på markedsføring. Vi vil hurtigst muligt tage stilling til din indsigelse, hvis du fremsætter en sådan.

Ret til at tilbagekalde samtykke

Du kan til enhver tid tilbagekalde det (eller de) samtykke(r), du har givet os.

Ret til at undgå profilering og at vi træffer automatiske afgørelser

Du har til enhver tid ret til at undgå, at vi laver profiler af dig og dine personoplysninger eller træffer automatiske afgørelser.

Vi kan oplyse, at vi ikke laver profilering i vores virksomhed eller træffer automatiske afgørelser.

Klage

Vi gør alt, hvad vi kan, for at sikre, at dine personoplysninger behandles betryggende og at dine rettigheder beskyttes optimalt og vi gennemgår regelmæssigt vores procedurer og håndteringen af personoplysninger.

Hvis du mod forventning mener, at vi ikke behandler din henvendelse og dine rettigheder i overensstemmelse med lovgivningen, beder vi dig kontakte os, gerne pr. email med teksten ”klage” i emnefeltet.

Du kan skrive til os på hh@egtved-revision.dk.

Vi vil da sørge for at eventuelle misforståelser og fejlopfattelser kan blive udredt.

Hvis du fortsat mener, at vi ikke behandler din henvendelse og dine rettigheder i overensstemmelse med lovgivningen, kan du klage til Datatilsynet via:

Datatilsynet
Borgergade 28
1300 København K
Telefon: 33 19 32 00

www.datatilsynet.dk

Børn

Vores virksomhed er målrettet voksne. Vi indsamler ikke bevidst personoplysninger fra og om børn.

Vi er realistiske omkring, at f.eks. børns brug af elektroniske enheder aldrig kan betyde med 100% sikkerhed, at vi ikke modtager personoplysninger om børn.

Vi har forsøgt at indrette vores systemer bedst muligt, så vi ikke kan modtage personoplysninger fra børn og vi sletter straks personoplysningerne, hvis vi bliver opmærksom på, at vi utilsigtet har modtaget personoplysninger om børn.

Hvis du er forælder eller værge og mener, at dit barn har givet personoplysninger til os bevidst eller ubevidst, beder vi dig kontakte os hurtigst muligt via vores kontaktpersonoplysninger i bunden.

Hvordan opbevarer vi dine personoplysninger?

Vi er forpligtet til at beskytte dine personoplysninger. Både fordi det følger af lovgivningen, men også fordi vores egne interne, etiske regler kræver, at vi passer godt på dine personoplysninger.

Vi benytter relevante og forsvarlige tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at sikre, at der ikke skabes uautoriseret adgang til de personoplysninger, vi opbevarer. Formålet hermed er at sikre, at personoplysningerne ikke anvendes, ødelægges, ændres offentliggøres eller på anden måde misbruges.

I dette afsnit kan du læse, at

• Vi har interne regler om informationssikkerhed i forbindelse med personoplysninger
• Vi har implementeret IT-tekniske foranstaltninger
• Brugeradfærd er vigtig for at sikre tilstrækkeligt højt sikkerhedsniveau
• Vi orienterer berørte personer, hvis der opstår risiko for eller et egentligt databrud

Vi har interne regler om informationssikkerhed, som indeholder retningslinjer og procedurer.

Det inkluderer blandt andet, at personoplysninger kun er tilgængelig for den (eller de) medarbejder(e), der har brug for det.

Medarbejdere, der har brug for at håndtere personoplysninger, har underskrevet en tavshedserklæring.

Inkluderet i vores regler om informationssikkerhed er også, at vi løbende træner vores medarbejdere i korrekt håndtering af personoplysninger og kontrollerer, at reglerne overholdes af medarbejderne].

Risikoen og ansvarsfraskrivelse

Den største fare for misbrug af personoplysninger skyldes menneskers egen ageren.

Det er både op til den enkelte person at passe godt på sine egne personoplysninger (bl.a. aldrig oplyse passwords til andre), ligesom det er op til vores virksomhed at tage højde for menneskelig indblanding.

Selvom vi har foretaget ovennævnte tiltag for at begrænse risici ved behandlingen af personoplysninger, kan det ikke udgøre en 100% sikkerhed for, at der ikke sker utilsigtede hændelser.

Vi fraskriver os derfor ethvert tab som følge af utilsigtede hændelser relateret til vores brug og behandling af dine personoplysninger i det omfang, vi kan gøre det i medfør af gældende lovgivning.

Vi kan således ikke gøres ansvarlig for tab af nogen art, som opstår relateret til brug af vores virksomhed, vores produkter og ydelser, vores hjemmeside, systemer, apps og anden software i det omfang, vi kan gøre det i medfør af gældende lovgivning.

Vi anbefaler, at du også selv iværksætter tiltag til sikring af dine personoplysninger.

Det kan du gøre blandt andet ved at lukke din browser efter brug, ved at logge ud af alle konti efter brug, ved at installere antivirus- antimalware- og anden software, der kan forbedre sikkerheden på din computer.  

Vi anbefaler, at du løbende opdaterer software, de apps du bruger, din computer og mobile devices og aldrig oplyser dit password til andre.  

Underretning

Som nævnt har vi foretaget en lang række tiltag for at sikre behandlingen af dine personoplysninger.

Skulle vores IT-systemer og andre sikkerhedsforanstaltninger alligevel blive kompromitteret, vil vi give dig besked uden unødig forsinkelse, hvis kompromitteringen indebærer en høj risiko for dine rettigheder og frihedsrettigheder.

Links til andre serviceudbydere

På vores hjemmeside kan der være links til andre hjemmesider, som ikke tilhører vores firma.

Vi er ikke ansvarlige for indholdet på disse hjemmesider og vores personoplysninger politik gælder ikke for disse virksomheders hjemmesider.

Kontaktoplysninger

Vores virksomhed Egtved Revision A/S er dataansvarlig, og sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen:

Egtved Revision A/S

Aftensang 24, 6040 Egtved
CVR: 2791 0165
Telefonnr.: 7555 0266
Mail: hh@egtved-revision.dk
Hjemmeside: www.egtved-revision.dk

Opdatering af denne politik

Vi opdaterer vores persondatapolitik, når vi vurderer, at der er behov for det. Det kan eksempelvis være, når vi udbyder nye services og produkter.

Når vi laver ændringer i persondatapolitikken, vil vi nævne det herunder.

Ændringer i forhold til tidligere versioner

Version 1.0 til 1.1: Vi har lavet gennemgribende tilrettelser af teksten